Skanowanie dokumentów

Skanowanie dokumentów zawsze wymaga posiadania odpowiedniego sprzętu? Tak, jeśli wszystko zamierzasz przeprowadzić samodzielnie. Jeśli jednak skorzystasz z profesjonalnych usług, to nie tylko nie potrzebujesz inwestować w nowy sprzęt, ale masz pewność, że Twoje archiwum jest w pewnych rękach. Sprawdź, jak wygląda skanowanie dokumentów krok po kroku i ile kosztuje taka usługa.

Skanowanie dokumentów – samodzielnie czy z firmą?

WÅ‚aÅ›ciciele firm coraz częściej wybierajÄ… wirtualne archiwum. I nie tylko ze wzglÄ™du na brak wolnej przestrzeni w biurze. Teczki z ważnymi umowami mogÄ… też szybciej ulec zniszczeniu, czy zagubieniu. Dodatkowo wyszukiwanie ważnych informacji zajmuje sporo czasu. To wszystko można sobie uÅ‚atwić poprzez skanowanie dokumentów – https://geo-osnowa.pl/digitalizacja-dokumentow.php. Opcje tutaj sÄ… dwie:

• samodzielne, przy zakupieniu skanera i posiadaniu odpowiedniego programu,
• przy pomocy zewnÄ™trznej firmy.

Jedną z podstawowych różnic są oczywiście koszty, jednak jeśli chodzi o skanowanie dokumentów, to warto brać pod uwagę i inne kwestie, jak np.:

• bezpieczeÅ„stwo przechowanych dokumentów,
• szybkość w odnajdywaniu wÅ‚aÅ›ciwych informacji,
• pamięć i ilość miejsca na wirtualnym dysku,
• ilość kopii zapasowych.

Dlaczego to wszystko jest ważne? Ponieważ za skanowanie dokumentów cennik jest bardzo różny. I zależy od wielu czynników. Dlatego w przeliczeniu, tańszym rozwiązaniem może się okazać zakup skanera i programu do skanowania. W przyszłości jednak, zwłaszcza przy większym archiwum, ta opcja może przysporzyć wielu problemów, szczególnie jeśli archiwum zostanie źle zeskanowane i ważne dokumenty ulegną zniszczeniu bądź jeśli okaże się, że nie ma funkcji, które są dla nas przydatne. Dlatego w przypadku małych firm, gdzie istotne jest skanowanie jedynie faktur czy dokumentów pracowniczych, skaner może być dobrym wyjściem z sytuacji. W przypadku większego archiwum czy bardziej poufnych danych, korzystniejsza jest współpraca z firmą obsługującą cyfrowe archiwa, czyli np. z Geo – Osnowa.

Skanowanie dokumentów krok po kroku

Samodzielne skanowanie dokumentów jest niezwykle prostą czynnością. Niezbędny jest skaner, który często wbudowany jest już w bardziej nowoczesne drukarki. Wystarczy położyć dokument na szybie skanera drukiem do dołu, by zeskanować dokument. Dobry skaner ma możliwość ustawienia poszczególnych parametrów, jak jasność, rozdzielczość czy nawet rozmiar dokumentu. Jeśli jest to niezbędne warto pobawić się tymi ustawieniami. Przycisk start uruchamia skaner a dokument ląduje na dysku czy jest rozpoznany przez konkretny program. Skanowanie dokumentów krok po kroku jest więc proste. Trzeba jednak opowiedzieć sobie na pytanie, co dalej? A więc:

• gdzie sÄ… przechowywane dokumenty,
• jak je szybko odnaleźć, kiedy istnieje taka potrzeba,
• czy sÄ… bezpieczne w przypadku awarii urzÄ…dzenia?

Tutaj jednak nie wystarczy podłączenie się tylko do skanera. Trzeba mieć pewność, że wdrożone są rozwiązania, które czuwają nad wirtualnym archiwum również w przyszłości. Dlatego, jeśli decydujesz się na samodzielne skanowanie dokumentów, to zwróć uwagę, jaki program do tego wybierasz, bądź skonsultuj się ze specjalistami w tej dziedzinie. Firma Geo – Osnowa chętnie udzieli Ci wyczerpujących informacji w tym temacie.

Skanowanie dokumentów – cennik

Stworzenie wirtualnego archiwum nie jest tanią opcją, ale zdecydowanie wartą inwestycji, jeśli ważne jest dla Ciebie, by Twoje dokumenty przechowywane były w odpowiednim i pewnym miejscu. Za skanowanie dokumentów cennik może być różny. Zależy bowiem od:

• iloÅ›ci skanowanych dokumentów,
• rodzaju druku (kolor czy czarno – biaÅ‚y format),
• rodzaju dokumentów (czy sÄ… np. zdjÄ™cia),
• wielkoÅ›ci dokumentów.

Ponadto istotne jest również czy firma zajmować się będzie pełną archiwizacją danych, czy wykona tylko profesjonalne skanowanie dokumentacji firmy. Szukasz praktycznych rozwiązań w zakresie skanowania? Zadzwoń do nas, by uzyskać fachową pomoc!